"Bir IT'ci alalım mı, yoksa bir firmayla mı anlaşalım?" Belli bir büyüklüğe gelen her şirket bu soruyu bir gün soruyor. Genelde de soru, bir şeyler ters gittikten sonra gündeme geliyor: sunucu açılmamıştır, e-postalar gelmemiştir ya da her işi bilen tek çalışan istifa etmiştir.
Bu yazıda IT outsource'un ne olduğunu, nasıl işlediğini ve en önemlisi hangi şirketler için mantıklı olmadığını anlatıyoruz.
IT outsource ne demek?
IT outsource, Türkçesiyle bilgi işlem dış kaynak kullanımı, şirketin bilgi işlem sorumluluğunun tamamının ya da bir kısmının uzman bir firmaya devredilmesidir. Burada önemli olan kelime sorumluluk. Arıza olduğunda gelen bir teknisyenle çalışmak outsource değildir. Outsource'ta firma; kullanıcı desteğinden sunucu yönetimine, satın almadan güvenlik kurallarına kadar bilgi işin sahibi olur.
Pratikte şöyle işler: Şirketinizi tanıyan bir sorumlu mühendis atanır. Çalışanlarınız sorunlarını telefonla ya da destek portalından bildirir. Sunucularınız, ağınız ve yedekleriniz izlenir. Belirli aralıklarla ofisinize gelinir. Ay sonunda ne yapıldığını gösteren bir rapor alırsınız. Yeni bir cihaz ya da yazılım alınacaksa teklifleri dış kaynak firması toplar ve size öneri sunar.
İçeride IT personeli ile farkı ne?
Kendi IT çalışanınızın en büyük avantajı her an ofiste olmasıdır. Ama bunun bedelleri de var:
- Tek kişiye bağımlılık. İzne çıktığında, hastalandığında ya da ayrıldığında bilgi işlem de durur. Şifrelerin ve ayarların çoğu onun hafızasındadır.
- Uzmanlık sınırı. Bir kişinin network, sunucu, güvenlik, yedekleme ve kullanıcı desteğinin hepsinde iyi olması nadirdir.
- Görünmeyen maliyetler. Maaşa SGK, yan haklar, eğitim, ekipman ve ayrılırsa yeniden işe alım süreci eklenir.
Outsource'ta ise arkanızda bir ekip vardır ve her şey belgelenir. Dezavantajı, kimsenin her gün ofiste oturmamasıdır. Bu yüzden iyi bir dış kaynak firması uzaktan hızlı müdahale ve planlı yerinde ziyaretle bu boşluğu kapatır.
Kimler için mantıklı?
- 10 ile 300 çalışan arasında, kendi IT departmanı olmayan şirketler
- Tek bir IT çalışanının her işe yetişmeye çalıştığı şirketler
- Hızlı büyüyen, yeni ofis ya da şube açan şirketler
- Bilgi işi "bir tanıdığın" yönettiği ve hiçbir şeyin belgeli olmadığı şirketler
Kimler için mantıklı değil?
Bunu da açıkça söylemek gerekiyor:
- Çok küçük ofisler. 3–5 kişilik, sunucusu olmayan bir ofis için tam outsource fazla olabilir. Çoğu zaman IT bakım anlaşması yeterlidir.
- Güçlü bir IT ekibi olan şirketler. Bu şirketlerde tam outsource yerine, ekibin üzerine uzmanlık ekleyen hibrit model daha doğru. Örneğin ağ tarafı için network outsource ya da sunucular için sistem outsource.
- Bilgi işin işin kendisi olduğu şirketler. Yazılım şirketleri ya da veri merkezleri gibi, teknolojinin ana iş olduğu yerlerde bu yetkinliğin içeride olması gerekir.
Sözleşmeye bakarken nelere dikkat etmeli?
- Kapsam açık mı? Neyin dahil, neyin hariç olduğu yazıyor mu?
- Müdahale süreleri belli mi? "En kısa sürede" bir süre değildir.
- Yerinde ziyaret sıklığı yazılı mı?
- Şifreler ve belgeler kime ait? Sözleşme bittiğinde nasıl teslim edilecek?
- Aylık rapor veriliyor mu?
Son madde özellikle önemli. Raporu olmayan bir hizmetin ne kadar iyi yürüdüğünü ölçemezsiniz.
Kısaca
IT outsource, bilgi işlem departmanı kurmak yerine bir ekibi kiralamaktır. Doğru şirket için hem daha güvenli hem de daha öngörülebilir bir maliyet demektir. Ama herkese uygun değildir. Şirketiniz için hangi modelin doğru olduğundan emin değilseniz, kısa bir görüşmede birlikte değerlendirebiliriz.
Bu konuda destek almak ister misiniz? Teklif isteyin ya da kısa bir toplantı planlayın.